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Willkommen an der Universität – Ein IT-Leitfaden für neue Mitarbeiter

Herzlich willkommen an der Fakultät Architektur und Urbanistik! Diese Seite ist Ihr Einstieg in die IT-Arbeitsumgebung der Universität. Sie führt Sie durch die ersten Schritte, warnt vor den häufigsten Stolperfallen und verweist für alle Details auf die passenden Anleitungen.

Aktuelle Störungen und Sicherheitswarnungen: Das SCC veröffentlicht auf seiner digitalen Pinnwand kurzfristige Hinweise zu Störungen, Wartungsarbeiten, Änderungen an zentralen Diensten sowie aktuellen Phishing- und Fake-Mail-Kampagnen. Prüfen Sie diese Seite regelmäßig – besonders wenn ein zentraler Dienst nicht funktioniert oder Sie eine verdächtige E-Mail erhalten. Die Meldungen können Sie auch als RSS-Feed abonnieren.

IT-Support kontaktieren: Bei Fragen oder Problemen schreiben Sie uns an it-support@archit.uni-weimar.de. Sie finden uns in der Amalienstraße 13, 2. OG rechts.

Zwei Zuständigkeiten, ein Arbeitsplatz: Das Servicezentrum für Computersysteme und -kommunikation (SCC) betreibt die zentralen Universitätsdienste wie Nutzerkennung, Microsoft 365, Groupware, Cloudspeicher, Projektlaufwerke und VPN. Der IT-Service der Fakultät (ITAU) betreut Arbeitsplatzrechner, Netzwerkanbindung, Drucker sowie Computerpool und VR-Labor. Eine Übersicht aller zentralen Dienste finden Sie im Service-Katalog des SCC.

Ihre ersten Schritte

  1. Nutzerkennung klären. Ihre persönliche Nutzerkennung (Unikürzel in der Form abcd1234) ist die Grundlage für nahezu alle Dienste: Anmeldung am Dienstgerät, E-Mail, Cloudspeicher, WLAN, Thoska und Microsoft 365.
  2. Dienstgerät beschaffen oder übernehmen. Wir empfehlen ein ZDM-Gerät. Details siehe Einrichtung eines Arbeitsplatzes und Beschaffung.
  3. Netzwerkanschluss sichern. Für ein ZDM-Gerät wird eine freigeschaltete Netzwerkdose benötigt. Planen Sie hierfür Vorlaufzeit ein, siehe Netzwerkdosen einrichten.
  4. E-Mail und Kalender einrichten. Anleitungen für Outlook, Apple Mail und Thunderbird finden Sie im Kapitel E-Mail & Kalender.
  5. Datenablage festlegen. Klären Sie früh, wo Ihre Arbeitsdaten liegen sollen, siehe Projektlaufwerke oder Nextcloud.
  6. Drucken einrichten. Für den campusweiten Druck genügt in der Regel der FollowMe-Druckservice.

Wichtige Themen im Überblick

Was der IT-Service der Fakultät übernimmt

Wir unterstützen Sie bei der Beschaffung von Hard- und Software, richten Arbeitsplatzrechner ein und warten diese, helfen bei Problemen mit der vorinstallierten Software, binden Geräte in das zentrale Netzwerk ein, richten Drucker ein und betreiben die besonderen Infrastrukturen der Fakultät wie den Computerpool und das Virtual-Reality-Labor.

Grenzen der Betreuung: Regulär betreuen wir Geräte, die an das zentrale Desktopmanagement (ZDM) angebunden sind. Geräte mit macOS können nur eingeschränkt betreut werden. Hardwarereparaturen führen wir nicht durch; bei Defekten an ZDM-Geräten sorgen wir für schnellen Ersatz.

Häufige Stolperfallen

Die folgenden Punkte führen erfahrungsgemäß am häufigsten zu Störungen. Wenn Sie sie kennen, ersparen Sie sich Wartezeit.

Gerät und Netzwerkdose nicht eigenmächtig tauschen

Eine Netzwerkdose ist auf ein bestimmtes Gerät freigeschaltet. Wenn Sie einen anderen Rechner anstecken, ein privates Notebook anschließen oder das Kabel in eine andere Dose umstecken, wird der Anschluss aus Sicherheitsgründen automatisch gesperrt. Das äußert sich als „kein Internet“ und muss von uns manuell zurückgesetzt werden.

Melden Sie einen geplanten Gerätewechsel oder Umzug deshalb vorab per Ticket. Wie Netzanschlüsse beantragt werden, steht unter Netzwerkdosen einrichten.

Beim Erststart eines ZDM-Geräts das Netzwerkkabel angesteckt lassen

Beim ersten Start eines ZDM-Laptops muss das Gerät per Kabel mit dem Universitätsnetz verbunden sein, damit Ihr Nutzerprofil geladen wird. Erst nach dieser Erstanmeldung können Sie das Gerät auch ohne Netzverbindung nutzen. Solange das Gerät im Netz oder über VPN verbunden ist, werden Ihre Daten automatisch gesichert. Warten Sie diese Synchronisierung vollständig ab, bevor Sie auf WLAN wechseln.

Den Status der Sicherung sehen Sie im Synchronisierungscenter:

status_sychronisierungscenter

Ausführliche Anleitung zur ersten Nutzung eines ZDM Geräts

Microsoft-365-Lizenz regelmäßig im Universitätsnetz reaktivieren

Die Office-Lizenz muss regelmäßig im Universitätsnetz bestätigt werden, sonst wechseln die Programme in einen eingeschränkten Modus. Wenn Sie überwiegend mobil arbeiten, verbinden Sie sich dafür rechtzeitig per Kabel oder VPN. Vorgehen bei Problemen: Office365 Lizenz-Reaktivierung unter Windows.

Auf dem Mac zentrale Speicher nicht über den Finder dauerhaft nutzen

Der Zugriff auf den zentralen Webspeicher über den Finder ist unter macOS praktisch nur lesend nutzbar. Beim Zurückspeichern von Dateien treten Fehler auf. Für die dauerhafte Arbeit empfehlen wir die Bauhaus.Cloud (Nextcloud). Wenn die Daten auf dem zentralen Speicher bleiben müssen, nutzen Sie einen eigenständigen WebDAV-Client wie Cyberduck und arbeiten mit einer lokalen Arbeitskopie. Details: Projektlaufwerke oder Nextcloud und macOS: Projektlaufwerk per WebDAV einbinden.

Blauer BitLocker-Bildschirm nach einem Firmware- oder BIOS-Update

Wenn Ihr Gerät nach einem Update einen blauen Bildschirm mit der Frage nach einem BitLocker-Wiederherstellungsschlüssel zeigt, ist das eine Schutzfunktion und kein Defekt. Ihre Daten sind nicht verloren.

Fordern Sie den Wiederherstellungsschlüssel per Ticket an und geben Sie dabei Ihren Namen, den Gerätenamen und das Gerätemodell an. Bitte vermeiden Sie in diesem Fall: Windows neu zu installieren, das BIOS zurückzusetzen, Secure-Boot- oder TPM-Einstellungen zu ändern oder unbekannte Wiederherstellungsschlüssel auszuprobieren. Ausführlich: BitLocker-Recovery nach Lenovo-Firmware- oder BIOS-Update.

Dienstgerät und Arbeitsplatz

Für Dienstgeräte empfehlen wir ZDM-Geräte. Diese werden vom SCC konfiguriert und erfüllen die Sicherheitsvorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Sie erhalten damit automatische Sicherheitsupdates, regelmäßige Backups und Festplattenverschlüsselung.

Software und Lizenzen

Benötigen Sie Fachsoftware, die nicht vorinstalliert ist, sprechen Sie uns früh an. Lizenzbeschaffung und Paketierung brauchen Vorlaufzeit.

Netzwerk und Zugänge

Für einen festen Arbeitsplatz empfehlen wir eine kabelgebundene Verbindung, da die WLAN-Abdeckung in einigen Gebäuden eingeschränkt ist. Für ein ZDM-Gerät ist eine freigeschaltete Netzwerkdose ohnehin erforderlich.

Zur Freischaltung benötigen wir die genaue Bezeichnung der Netzwerkdose. Sie finden sie auf einem Etikett an der Dose:

Bezeichnung der Netzwerkdose

Eine sichtbare Netzwerkdose bedeutet nicht automatisch, dass dahinter ein nutzbarer Anschluss vorhanden ist. Ist die Dose nicht verkabelt, sind Arbeiten im Netzwerkverteiler nötig. Planen Sie deshalb Vorlaufzeit ein und melden Sie neue Arbeitsplätze frühzeitig.

E-Mail und Kalender

Ihre dienstliche E-Mail und Ihr Kalender laufen über die Groupware des SCC. Je nach Betriebssystem und Programm passt eine dieser Anleitungen:

Bei der Anmeldung in Outlook geben Sie als Benutzernamen die Domäne vor Ihrem Unikürzel an, also in der Form we\abcd1234.

Daten speichern und gemeinsam bearbeiten

Für Arbeitsdaten stehen Ihnen die Projektlaufwerke auf den Universitätsservern und die Bauhaus.Cloud (Nextcloud) zur Verfügung. Welche Lösung passt, hängt von Ihrem Arbeitsgerät und der Art der Zusammenarbeit ab.

Windows und ZDM

Auf ZDM-Rechnern sind Ihr persönliches Laufwerk und die Projektlaufwerke Ihres Lehrstuhls direkt eingebunden. Sie eignen sich gut für gemeinsame Ablagen innerhalb der Universität.

Die Bauhaus.Cloud ist zusätzlich sinnvoll, wenn Sie von außerhalb zugreifen, Dateien im Browser gemeinsam bearbeiten oder mit Externen teilen möchten.

macOS

Unter macOS ist der Zugriff auf den zentralen Webspeicher über den Finder nur eingeschränkt nutzbar. Dateien lassen sich in der Regel nicht zuverlässig zurückspeichern. Für die dauerhafte Arbeit empfehlen wir daher die Bauhaus.Cloud.

Müssen die Daten auf dem zentralen Speicher liegen, verwenden Sie einen eigenständigen WebDAV-Client wie Cyberduck: Datei herunterladen, lokal bearbeiten, anschließend wieder hochladen. Wir unterstützen Sie auf Wunsch bei der Übernahme vorhandener Daten in die Bauhaus.Cloud.

Allgemeine Informationen des SCC finden Sie zum Cloudspeicher und zur zentralen Speicherung.

Drucken

Der FollowMe-Druckservice ermöglicht es, Druckaufträge an jedem Multifunktionsgerät auf dem Campus abzurufen. Diese Geräte können drucken, kopieren und scannen. Kurzanleitungen des SCC gibt es auf Deutsch und Englisch.

Alternativ gibt es zentral verwaltete Drucker, die an IP-Adressen im Bereich 141.54.36.xxx zu erkennen sind.

USB-Sticks, die mit einem Mac formatiert wurden, werden von den Multifunktionsgeräten nicht erkannt.

Computerpool

Der Computerpool steht allen Angehörigen der Fakultät zur Verfügung und wird zusätzlich für Lehrveranstaltungen genutzt.

Konten und Zugänge

Nutzerkennung, Passwörter und Gastzugänge werden zentral vom SCC verwaltet. Bitte beachten Sie, dass nach einem Passwortwechsel einige Dienste neu angemeldet werden müssen, insbesondere eduroam und E-Mail-Programme auf mobilen Geräten. Den Einstieg zu allen zentralen Konten- und Zugangsthemen finden Sie im Service-Katalog des SCC.

Benötigen Sie einen befristeten Zugang für Gäste, Lehrbeauftragte oder Tagungen, melden Sie sich bei uns. Wir klären mit Ihnen den passenden Weg.

IT-Sicherheit

IT-Sicherheit betrifft alle Beschäftigten, nicht nur die IT. Für den Einstieg empfehlen wir den Selbstlernkurs Security Awareness.

Aktuelle Warnungen vor Phishing- und Fake-Mail-Kampagnen veröffentlicht das SCC auf seiner digitalen Pinnwand.

Wenn Sie Ihr Gerät selbst administrieren, übernehmen Sie mit den Administrationsrechten auch Verantwortung für Updates, Verschlüsselung und Datensicherung. Welche Betreuung damit verbunden ist, steht unter Betreuungsstufen.

Wenn Sie ein Ticket öffnen

Die meisten Anfragen erfordern eine individuelle Bearbeitung. Sie helfen uns und sich selbst, wenn Ihre erste Meldung schon die wichtigsten Angaben enthält:

  • Ihr Name und Ihr Lehrstuhl oder Bereich
  • Gerätename und Gerätemodell, bei ZDM-Geräten die Bezeichnung auf dem Inventaraufkleber
  • Raum und, bei Netzwerkproblemen, die Bezeichnung der Netzwerkdose
  • Was genau passiert, möglichst mit dem Wortlaut der Fehlermeldung oder einem Screenshot
  • Seit wann das Problem besteht und was sich zuvor geändert hat, etwa ein Update, ein Gerätewechsel oder ein Passwortwechsel
  • Wie dringend die Sache ist, insbesondere bei Bezug zu Lehrveranstaltungen oder Terminen

Schreiben Sie uns an it-support@archit.uni-weimar.de. Eine thematische Übersicht aller Anleitungen finden Sie auf der Seite Überblick.

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