Projektlaufwerke oder Nextcloud: Welche Speicherlösung passt?
Wenn Sie Dateien an der Bauhaus-Universität Weimar gemeinsam nutzen möchten, stehen häufig zwei Wege zur Auswahl: Projektlaufwerke auf dem zentralen Speichersystem und die Bauhaus.Cloud auf Basis von Nextcloud. Beide Lösungen sind sinnvoll, aber für unterschiedliche Arbeitsweisen gedacht.
Diese Seite hilft bei der Entscheidung, welche Speicherlösung für Ihren Anwendungsfall besser geeignet ist.
Kurzempfehlung
| Anwendungsfall | Empfehlung |
|---|---|
| Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien im Browser | Nextcloud |
| Austausch und Synchronisation von Dateien zwischen mehreren Geräten | Nextcloud |
| Gemeinsame Dateiablage mit klar geregelten Zugriffsrechten innerhalb einer Arbeitsgruppe | Projektlaufwerk |
| Große strukturierte Dateiablagen auf zentralem Speicher | Projektlaufwerk |
| Zugriff von macOS über WebDAV | Nur eingeschränkt geeignet; besser Cyberduck oder lokale Arbeitskopie verwenden |
| Dateien direkt auf dem Speicher öffnen, bearbeiten und speichern | Bei WebDAV unter macOS nicht empfohlen; besser lokal bearbeiten oder Nextcloud für Office-Kollaboration nutzen |
Projektlaufwerke
Projektlaufwerke sind gemeinsame Speicherbereiche auf dem zentralen Speichersystem der Universität. Sie eignen sich besonders für Arbeitsgruppen, Professuren und Projekte, die Dateien strukturiert ablegen und den Zugriff über Berechtigungen steuern möchten.
Der Zugriff erfolgt je nach Gerät und Berechtigung über Microsoft-Freigaben (SMB/CIFS) oder über WebDAV. Der Zugriff über SMB/CIFS ist nicht auf jedem Gerät automatisch möglich und kann bestimmte Arbeitsplatz- und Sicherheitsvoraussetzungen haben. Außerhalb des Universitätsnetzes ist in der Regel zuerst eine VPN-Verbindung erforderlich.
Vorteile
- Projektlaufwerke sind gut geeignet für eine gemeinsame, zentrale Dateiablage.
- Zugriffsrechte können für Arbeitsgruppen und Projekte geregelt werden.
- Die Daten liegen auf zentraler Infrastruktur der Universität.
- Auf geeigneten, zentral administrierten Geräten kann der Zugriff über Microsoft-Freigaben komfortabel sein.
- Für größere strukturierte Ablagen sind Projektlaufwerke meist besser geeignet als persönliche Cloud-Ordner.
Einschränkungen
- Projektlaufwerke sind nicht primär für gleichzeitiges kollaboratives Bearbeiten von Office-Dateien im Browser gedacht.
- Der Zugriff von außerhalb der Universität benötigt in der Regel VPN.
- Der Zugriff per WebDAV hat technische Einschränkungen und ist je nach Betriebssystem nicht gleich komfortabel.
- Unter macOS ist der WebDAV-Zugriff über den Finder bei aktuellen Systemen nur eingeschränkt empfehlenswert.
- Beim Arbeiten mit Dateien über WebDAV kann es vorkommen, dass erneut nach dem Passwort gefragt wird.
- Über WebDAV können keine Dateien kopiert werden, die größer als 4 GB sind.
- Beim Windows-WebDAV-Client wird das Dateierstellungsdatum beim Kopieren nicht übernommen, sondern auf den Zeitpunkt des Kopiervorgangs gesetzt. Laut SCC ist dieses Problem bei WebDAV-Clients wie WebDrive behoben.
- Das Speicherplatzlimit im persönlichen HOME-Laufwerk beträgt aktuell 10 GB pro Nutzerin oder Nutzer. Das betrifft das persönliche HOME-Laufwerk, nicht zwangsläufig jedes Projektlaufwerk.
Bearbeiten ohne lokale Arbeitskopie
Das direkte Öffnen, Bearbeiten und Speichern auf einem Projektlaufwerk kann je nach Zugriffspfad funktionieren, ist aber nicht immer zuverlässig. Besonders bei WebDAV unter macOS sollten Dateien besser lokal heruntergeladen, bearbeitet und anschließend wieder hochgeladen werden.
Für Arbeitsabläufe, bei denen mehrere Personen gleichzeitig an Office-Dateien arbeiten sollen, ist ein Projektlaufwerk meist nicht die beste Wahl.
Zugriff oder Projektlaufwerk beantragen
Wenn Sie ein neues Projektlaufwerk benötigen oder ein bestehendes Projektverzeichnis nicht sehen, klären Sie zuerst folgende Angaben:
- Name des Projekts oder der Arbeitsgruppe
- verantwortliche Person oder Professur
- Personen, die Zugriff benötigen
- gewünschte Rechte, zum Beispiel lesen oder bearbeiten
Wenden Sie sich damit an die zuständige IT-Betreuung Ihres Bereichs oder an den Nutzerservice des SCC. Wenn ein Projektverzeichnis zwar existiert, bei Ihnen aber nicht angezeigt wird, fehlt vermutlich die Berechtigung.
Nextcloud / Bauhaus.Cloud
Die Bauhaus.Cloud ist der Cloud-Speicher der Universität auf Basis von Nextcloud. Der Dienst ist für Austausch, Synchronisation und kollaboratives Arbeiten vorgesehen.
Sie erreichen Nextcloud unter:
https://nextcloud.uni-weimar.de/
Vorteile
- Dateien können über den Webbrowser von unterschiedlichen Geräten aus erreicht werden.
- Office-Dateien können im Browser gemeinsam und gleichzeitig bearbeitet werden.
- Dateien und Ordner können mit anderen berechtigten Personen geteilt werden.
- Der Nextcloud-Client kann Dateien zwischen lokalem Gerät und Cloud synchronisieren.
- Für Arbeitsgruppen können Nextcloud-Gruppenverzeichnisse beantragt werden.
- Nextcloud eignet sich gut für projektbezogenen Austausch und kollaborative Arbeitsabläufe.
Einschränkungen
- Für sehr große, dauerhaft strukturierte Dateiablagen kann ein Projektlaufwerk besser geeignet sein.
- Das persönliche Speicherkontingent beträgt laut SCC im Regelfall 25 GB pro Account. Gruppenverzeichnisse oder zusätzlicher Speicherbedarf müssen gesondert geklärt werden.
- Synchronisation ersetzt kein bewusst geplantes Backup. Gelöschte oder fehlerhaft synchronisierte Dateien können sich auf andere Geräte übertragen.
- Bei lokal synchronisierten Dateien entstehen weiterhin lokale Kopien auf dem Gerät.
- Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien funktioniert über den Webbrowser, nicht über jeden beliebigen lokalen Office-Workflow gleich gut.
- Berechtigungen und Freigaben müssen sorgfältig gepflegt werden, damit nicht versehentlich zu viele oder zu wenige Personen Zugriff erhalten.
Bearbeiten ohne lokale Arbeitskopie
Wenn Sie Office-Dateien ohne manuelles Herunterladen und Hochladen gemeinsam bearbeiten möchten, ist Nextcloud meist die passendere Lösung. Öffnen Sie die Datei dazu im Webbrowser in Nextcloud. Dort können mehrere Personen gleichzeitig an unterstützten Office-Dateien arbeiten.
Wenn Sie stattdessen den Nextcloud-Client verwenden, werden Dateien lokal synchronisiert. Das ist komfortabel, bedeutet aber nicht, dass ohne lokale Kopie gearbeitet wird.
Welche Lösung sollte ich verwenden?
Verwenden Sie Nextcloud, wenn Sie gemeinsam an Office-Dateien arbeiten, Dateien einfach teilen oder Inhalte zwischen mehreren Geräten synchronisieren möchten.
Verwenden Sie Projektlaufwerke, wenn Sie eine zentrale, strukturierte Dateiablage für eine Arbeitsgruppe benötigen und der Zugriff über geregelte Berechtigungen im Vordergrund steht.
Wenn Sie Nextcloud nutzen möchten, melden Sie sich unter https://nextcloud.uni-weimar.de/ an. Für eine gemeinsame Ablage einer Arbeitsgruppe kann ein Nextcloud-Gruppenverzeichnis beantragt werden.
Wenn Sie ein Projektlaufwerk nutzen möchten, benötigen Sie ein vorhandenes Projektverzeichnis und die passenden Berechtigungen. Klären Sie bei neuen Laufwerken oder fehlendem Zugriff die oben genannten Angaben und wenden Sie sich an die zuständige IT-Betreuung oder den Nutzerservice des SCC.
Wenn Sie unsicher sind, welche Lösung besser passt, wenden Sie sich an den IT-Support der Fakultät Architektur und Urbanistik oder an den Nutzerservice des SCC.